Şirketlerin en öncelikli konularından biri, belirledikleri kısa ve uzun vadeli hedeflere sorunsuz bir şekilde ulaşmaktır. Ancak süreç ve sonuç arasındaki en önemli şey verilerdir. Alınan tedbirler veya uygulanan kısa ve uzun vadeli stratejiler verilerle ölçülür ve analiz edilir. Bunun için KPI denilen ölçüm kullanılır. Peki, KPI nedir ve bir şirketin hedeflerine ulaşması için nasıl yardımcı olur? İşte KPI ve KPI ölçümleri hakkında bilmeniz gereken her şey:
KPI Nedir?
Key Performance Indicator kelime öbeğinin kısaltılmışı olan KPI kavramı bir temel performans göstergesidir. Daha basit tabirle; “şirket hedefleridir”.
KPI, bir şirketin belirlediği hedefler neticesinde oluşturduğu planlamanın bir parçasıdır. Örneğin bir şirketin 5-10 yıllık planı oluşturulurken yıllık KPI yani hedefler belirlenir. Kısacası planın başında belirlenen hedeflerin süreç sonunda gerçekleştirilmesi beklenir.
Esas olarak şirketlerin belirlediği KPI’ların uygulayıcı çalışan nezdinde ölçülebilir, gerçekçi ve somut olması gerekir. Dolayısıyla bu tür KPI’lar şirketlerin başarı oranını yükseltir.
KPI ve Metrik Farkı Nedir?
“KPI” ve “Metrik” kelimeleri sıklıkla birbirinin yerine kullanılır. Ancak bu doğru değildir. KPI’lar performansı temel şirket hedeflerine göre ölçerken, metrikler belirli iş faaliyetlerine ilişkin performansı veya ilerlemeyi ölçer. KPI’lar stratejiktir, metrikler ise genellikle operasyonel veya taktikseldir.
KPI Avantajları Nelerdir?
Anahtar Performans Göstergeleri (KPI’lar), işletmelerin hedeflerine ulaşmaları için birçok avantaj sunar. Öncelikle, KPI’lar öğrenme açıklarını kapatmaya yardımcı olur. Çalışanların daha fazla eğitime ihtiyaç duyduğu alanları belirleyerek, performanslarını artırmak için gerekli eğitimleri almasını sağlar. Örneğin, belirli bir satış hedefi tutturulmadığında, bu durum ek satış eğitimi ihtiyacını doğurabilir.
İkinci olarak, KPI’lar çalışanları harekete geçirmeye teşvik eder. Net ve spesifik KPI’lar, çalışanlara ne yapmaları gerektiği konusunda rehberlik eder ve motivasyon sağlar. Örneğin, günlük belirli sayıda satış e-postası göndermek gibi net hedefler, çalışanların adım adım ilerlemesini sağlar.
Son olarak, KPI’lar sonuçları ve çıktıları ölçmeyi mümkün kılar. Hedeflere doğru ilerlemeyi izleyerek, işletmeler stratejilerinin ne kadar etkili olduğunu anlayabilir ve gerekli ayarlamaları yapabilir. KPI’lar sayesinde işletmeler, belirli eğitim ve strateji kararlarının işe yarayıp yaramadığını değerlendirebilir. Genel olarak, KPI’lar performansı izlemek ve geliştirmek için kritik öneme sahiptir.
KPI Dezavantajları Nelerdir?
KPI birçok açıdan kullanışlıdır, ancak bazı dezavantajları da vardır. Mesela, KPI’ların etkili sonuçlar vermesi zaman alır. Yeni bir çalışan eğitim programına yatırım yaptığınızda, sonuçları hemen görmek istersiniz, ancak KPI’lar bu dönüşümleri hemen göstermez. Hedeflerinize bağlı olarak, sonuçları görmek birkaç ay sürebilir.
İkinci olarak, KPI’lar yüksek bir öğrenme eğrisine sahiptir. Çok sayıda KPI belirlemeye çalışırsanız, veri yükü altında ezilebilirsiniz. KPI’ları ilk kez uyguluyorsanız, bir veya iki KPI ile başlamak en iyisidir. Birden fazla KPI’yı aynı anda izlemeye çalışmak, dikkatinizi dağıtarak başarısızlığa yol açabilir.
KPI Türleri Nelerdir?
KPI’lar (Anahtar Performans Göstergeleri), bir işletmenin performansını ölçmek ve hedeflerine ulaşma düzeyini değerlendirmek için kullanılan önemli araçlardır. Farklı iş alanlarına ve ihtiyaçlara göre çeşitlilik gösteren KPI türlerine örnekler:
Finansal KPI
Finansal KPI, bir işletmenin mali sağlığını ve performansını değerlendirmek için kullanılır. Ayrıca, şirketin mali başarılarını ve bütçe hedeflerine ne kadar yaklaştığını gösterir.
- Gelir Artışı: Belirli bir dönemde elde edilen gelir artış oranı.
- Brüt Kar Marjı: Satışlardan elde edilen toplam kar oranı.
- Yatırım Getirisi (ROI): Yapılan yatırımların ne kadar kazanç sağladığını ölçer.
Operasyonel KPI
Operasyonel KPI, işletmenin günlük iş süreçlerinin verimliliğini ve etkinliğini değerlendirmeye odaklanır.
- Üretim Verimliliği: Üretim sürecinde elde edilen ürün miktarı ve kalitesi.
- Sipariş Karşılama Süresi: Müşteri siparişlerinin işlenme ve teslim edilme süresi.
- Envanter Devir Hızı: Stokların ne kadar hızlı tükendiğini ve yenilendiğini gösterir.
Müşteri KPI
Müşteri KPI’ları, müşteri memnuniyetini ve bağlılığını ölçmek için kullanılır. Bu göstergeler, müşterilerin deneyimlerini ve şirketle olan ilişkilerini değerlendirir.
- Net Tavsiye Skoru (NPS): Müşterilerin markayı başkalarına tavsiye etme olasılığı.
- Müşteri Sadakati: Müşterilerin tekrar alışveriş yapma oranı.
- Müşteri Şikayet Oranı: Müşterilerden gelen şikayetlerin sıklığı ve türü.
Eğitim ve Gelişim KPI
Bu KPI’lar, çalışanların eğitim ve gelişim faaliyetlerinin etkinliğini ölçmek için kullanılır.
- Eğitim Katılım Oranı: Çalışanların eğitim programlarına katılım yüzdesi.
- Eğitim Sonrası Performans: Eğitim programlarına katılan çalışanların iş performansındaki değişim.
- Yetenek Gelişimi: Çalışanların yeni yetenekler edinme ve geliştirme süreci
İnsan Kaynakları KPI’ları
İnsan kaynakları KPI’ları, çalışan memnuniyetini, iş güvenliğini ve genel insan kaynakları yönetimini değerlendirmeye yöneliktir.
- Çalışan Devir Oranı: Belirli bir dönemde işten ayrılan çalışanların oranı.
- Çalışan Memnuniyeti Anketleri: Çalışanların genel memnuniyet düzeyini ölçen anket sonuçları.
- İşe Alım Süresi: Açık pozisyonların doldurulma süresi.
Bu KPI türleri, işletmenin farklı alanlardaki performansını ölçmek ve iyileştirmek için kritik öneme sahiptir. Her işletme, kendi stratejik hedeflerine uygun KPI’ları belirleyerek, başarıyı sürdürülebilir kılmak için bu göstergeleri kullanabilir.
KPI Hesaplama Nasıl Yapılır?
KPI (Key Performance Indicator) hesaplamasının nasıl yapıldığını anlamak için aşağıdaki adımları izleyebilirsiniz:
Her bir gösterge için ayrı ayrı hesaplama: Öncelikle, her bir gösterge için planlanan ve gerçekleşen değerler belirlenir. Örneğin, satış hacmi, ek hizmetlerin toplamı, tamamlanan işlemler sayısı gibi göstergeler.
- Genel proje katsayısı hesaplama: Tüm göstergeler için elde edilen KPI değerleri toplanır ve gösterge sayısına bölünerek genel bir KPI değeri bulunur.
- Her çalışan için hesaplama: Her çalışanın bireysel KPI değerleri hesaplanır.
- Departman için hesaplama: Bir departmanın veya şubenin KPI değeri, o departmanda çalışan tüm çalışanların KPI değerlerinin toplamının, çalışan sayısına bölünmesiyle elde edilir. Bu, departmanın ne kadar verimli çalıştığını gösterir.
Örnek Üzerinden Açıklama
Bir cep telefonu mağazasında çalışan bir yöneticinin KPI hesaplamasını ele alalım. Görevleri; müşterilere danışmanlık yapmak, ürün ve ek hizmetler satmak ve yüksek kaliteli hizmet sunarak müşterilerin yeniden mağazaya gelmelerini sağlamaktır.
Raporlama Dönemi İçin Verilen KPI Değerleri
- Satış Hacmi: Planlanan 1500, Gerçekleşen 1740 – KPI: %116
- Satılan Ek Hizmetlerin Toplamı: Planlanan 100, Gerçekleşen 93 – KPI: %93
- Tamamlanan İşlemler Sayısı: Planlanan 100, Gerçekleşen 85 – KPI: %85
- Satılan Ek Hizmetlerin Sayısı: Planlanan 10, Gerçekleşen 9 – KPI: %90
- Satış Dönüşümü: Planlanan 60, Gerçekleşen 63 – KPI: %105
Değerlerin Genel KPI Hesaplaması
Her bir gösterge için hesaplanan KPI değerleri toplanır ve gösterge sayısına bölünür:
Bu şekilde, bir yöneticinin hangi alanlarda eksik kaldığı ve hangi alanlarda daha başarılı olduğu belirlenebilir. Bu veriler analiz edildikten sonra, yönetici, çalışanı eğitime göndermek veya ona farklı görevler vermek gibi kararlar alabilir.
